Zgłoszenie zewnętrzne
Zgłaszanie nieprawidłowości, warunki objęcia ochroną sygnalisty oraz tryb postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi w Urzędzie Gminy Wizna
Urząd Gminy Wizna umożliwia sygnalistom zgłaszanie informacji o naruszeniach prawa w kontekście związanym z pracą, w sposób zapewniający ochronę sygnalisty przed działaniami odwetowymi, represyjnymi, dyskryminacyjnymi lub innym niesprawiedliwym traktowaniem. Podstawą prawną jest Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) oraz Zarządzenie Wójta Gminy Wizna nr 55/2024 z dnia 10 grudnia 2024 r..
1. Zgłaszanie nieprawidłowości
Zgłoszenie naruszenia prawa może być dokonane za pomocą:
-
skrzynki fizycznej: Urząd Gminy Wizna, pl. kpt. W. Raginisa 35, 18-430 Wizna, z dopiskiem „Sygnalista – zgłoszenie";
-
dedykowanego e-maila: sekretariat@gmminawizna.pl, tytuł e-maila: „Sygnalista – zgłoszenie";
-
bezpośredniego spotkania: zorganizowanego w terminie 14 dni od zgłoszenia, za zgodą sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie nagrania, transkrypcji lub protokołu.
Zgłoszenie powinno zawierać:
-
opis naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie i w jaki sposób doszło do naruszenia;
-
wskazanie osoby, która dopuściła się naruszenia;
-
dowody, jeśli są dostępne;
-
dane kontaktowe, jeśli sygnalista chce otrzymać informację zwrotną.
Zgłoszenia anonimowe są rejestrowane, lecz pozostają bez rozpatrzenia.
2. Warunki objęcia ochroną sygnalisty
Od chwili zgłoszenia sygnalista jest objęty ochroną, która obejmuje:
-
ochronę tożsamości sygnalisty, chyba że wyrazi zgodę na ujawnienie danych;
-
ochronę poufności osób, których dotyczy zgłoszenie;
-
udział w postępowaniu osób bezstronnych, zobowiązanych do zachowania poufności;
-
ograniczony dostęp do danych sygnalisty tylko dla uprawnionych i przeszkolonych osób;
-
ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami i represjami.
Na żądanie sygnalisty wydawane jest zaświadczenie potwierdzające objęcie ochroną.
3. Tryb postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi
-
Przyjęcie zgłoszenia: Sekretarz Gminy Wizna przyjmuje zgłoszenie, rejestruje je w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i niezwłocznie potwierdza jego przyjęcie, chyba że mogłoby to zagrozić ochronie tożsamości sygnalisty.
-
Wstępna weryfikacja: Organ ocenia, czy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa. W przypadku stwierdzenia braku podstaw, sygnalista jest informowany o odstąpieniu od rozpatrzenia zgłoszenia.
-
Działania następcze: W przypadku uzasadnionych zgłoszeń organ podejmuje działania wyjaśniające i kontrolne, a sygnalista otrzymuje informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy (w uzasadnionych przypadkach do 6 miesięcy).
-
Rejestracja i dokumentacja: Wszystkie zgłoszenia są rejestrowane, a dane przechowywane przez 3 lata po zakończeniu działań następczych.
-
Informacja o wyniku: Sygnalista otrzymuje informację o ostatecznym wyniku postępowania. W przypadku zgłoszenia do niewłaściwego organu, sprawa zostaje przekazana odpowiedniemu organowi.
Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad skutecznością systemu, prowadzi rejestr zgłoszeń oraz zapewnia aktualność informacji na stronie BIP w zakładce „Zgłoszenia zewnętrzne".
